Näin tehdään viranomaispäätöksistä ymmärrettäviä – selkeä kieli lisää luottamusta ja oikeudenmukaisuutta

Tarina viranomaispäätöksiin pääsemisestä alkaa usein samalla tavalla: kotiin saapuu kirje, jonka sisältö on vaikeaselkoinen ja herättää enemmän kysymyksiä kuin antaa vastauksia. Tämä ei ole yksittäistapaus, vaan osa laajempaa yhteiskunnallista ongelmaa, johon pureutuu Kelan ja Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) tuore tutkimus. Sen tavoitteena on selvittää, miksi viranomaisviestintä on usein epäselvää – ja miten se voitaisiin korjata.

Kyse ei ole vain kieliopista

Virkakielen selkeys ei ole pelkkä kieliopillinen hienosäätö. Se liittyy suoraan kansalaisen oikeusturvaan, hallinnon uskottavuuteen ja yhteiskunnalliseen luottamukseen. Erityisesti kielteisten päätösten – kuten sairauspäivärahan tai työkyvyttömyyseläkkeen hylkäysten – kohdalla selkeällä kielellä on ratkaiseva merkitys. Kun päätös koskettaa ihmisen toimeentuloa ja arkea, sen on oltava ymmärrettävä.

Mikä kirjoittamista hankaloittaa?

Tutkimuksessa tunnistettiin kaksi keskeistä estettä, jotka vaikeuttavat selkeiden päätösten kirjoittamista:

1. Jäykät tietojärjestelmät. Päätöksiä kirjoittavat asiantuntijat joutuvat käyttämään useita järjestelmiä, jotka eivät tue vapaata tai informatiivista kirjoittamista. Tämä hidastaa työtä ja vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa.
2. Epäselvät taustatekstit. Asiantuntijalääkäreiden lausunnot voivat olla vaikeaselkoisia tai ristiriitaisia. Kirjoittaja joutuu selittämään asiaa kansalaiselle, vaikka ei itsekään saa sitä täysin ymmärrettävänä.

Käytännöllisiä ratkaisuja arjesta

Hyvä uutinen on, että tilanteeseen voidaan vaikuttaa – ilman laajoja lainsäädännöllisiä muutoksia. Tutkimuksessa esitetään konkreettisia toimenpiteitä:

• Järjestelmien kehittäminen: Päätöksentekoa tukevien työkalujen pitää helpottaa, ei vaikeuttaa kirjoittamista.
• Tiiviimpi yhteistyö asiantuntijoiden kesken: Kun lääkärit ja päätöskirjoittajat toimivat tiiminä, myös lopputulos on johdonmukaisempi.
• Kielellisten mallien käyttö: Hyviä esimerkkejä hyödyntämällä voidaan varmistaa, että kieli on selkeää ja laatutaso pysyy tasaisena.
• Asiakasnäkökulma etusijalle: Päätös ei saa tuntua muureilta, vaan sen on rakennettava silta viranomaisen ja kansalaisen välille.

Moniammatillinen yhteistyö on avain

Kaikkein vahvimpana viestinä tutkimuksesta nousee esiin tarve tuoda kieliasiantuntijat mukaan prosessin alusta alkaen. Kun juristit, lääkärit ja kielen ammattilaiset työskentelevät yhdessä, syntyy päätöksiä, jotka ovat paitsi oikein myös ymmärrettäviä. Selkeä kieli ei ole vain muodollisuus – se vaikuttaa suoraan siihen, kokeeko kansalainen tulleensa kohdelluksi oikeudenmukaisesti.

Selkeys on osa hallinnon ydintä

Yksi tutkimuksen keskeinen havainto on, että kielellinen selkeys ei ole hallinnon sivujuonne, vaan sen keskeinen tehtävä. Hyvä päätös ei riitä, jos sitä ei ymmärretä – ja juuri tässä selkeä kieli astuu kuvaan. Se vaatii tukea, koulutusta ja aikaa, mutta tulokset puhukoot puolestaan: vähemmän valituksia, tyytyväisemmät asiakkaat ja vahvempi luottamus viranomaisiin.

Päätökset, jotka todella puhuvat

Tutkimus muistuttaa meitä siitä, että viranomaisten kieli on oma kokonaisuuteensa – jopa oma pelinsä, kuten Sanuli-harrastajat tietävät. Mutta pelin säännöt voi oppia, ja niitä voi myös kehittää. Selkeä kieli ei ole mahdoton tavoite, vaan mahdollinen ja välttämätön edellytys toimivalle yhteiskunnalle.

Lopulta kysymys kuuluu: Ymmärtäisitkö sinä oman päätöksesi? Entä luottaisitko enemmän viranomaisiin, jos heidän kielensä olisi selkeämpää? Ehkä on aika muuttaa tapa, jolla viranomaiskirjeisiin suhtaudutaan – ei peläten, vaan luottaen siihen, että ne on kirjoitettu sinulle, ei sinusta ohi.